Tilgangsstyring: 
Uautorisert tilgang kontrolleres med nøkkelkort og tilgangskode. 

Sikring mot temperaturskader:
I fjernarkivet blir det kontrollert at temperaturen ikke svinger mer enn 1 celsius +/- og den relativ luftfuktighet (RF) mer enn 5% +/-. Det sjekkes en gang i uken, og det er eget skjema for utfylling i fjernarkivet. 

Intern bruk og lån:

Betjeningen for utlån styres av arkivpersonalet. 

Enkeltdokumenter lånes ikke ut, det gis en kopi av skannede dokumenter. 
Saksmapper - eget skjema for dette finnes i fjernarkivet og på skanne/postrommet. Rødt skjema utfylles med informasjon og legges i arkivboksen, den som låner får et hvit skjema som skal ligge i saksmappen. Disse skjemaene skal ikke fjernes før arkivmateriale er levert tilbake. Utlånt materiale skal leveres tilbake til arkivet i samme orden som den forlot arkivet.

Det er viktig å ha rutiner som sikrer at utånt materiale ikke er borte fra arkivet i lange perioder. En skal derfor med jevne mellomrom foreta kontroll, og eventuelt føre egne utlånslister. 

Kopieringsrutiner, betalingsbestemmelser og eventuelle forsendelsesformer må være avklart i rutinene ved eksterne forespørsler. 

Sikring mot vann- og brannskader.