1. UTGANGSPUNKTET FOR DELEGERING AV MYNDIGHET

Kommunedirektøren har ifølge kommunelovens §13-1 det øverste ansvaret for den kommunale administrasjonen, samt det overordnede ansvaret for arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen i kommunen jfr. forskrift om offentlige arkiv §1. Kommunedirektøren skal legge til rette for at organisering og oppfølging av dette arbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlige arkiv og saksbehandling, samt ansvar for at dokumentasjonsforvaltningen er implementert i kommunens eksisterende arbeid med internkontroll (jfr. forskrift om offentlige arkiv §4). 

2. ADMINISTRATIV HOVEDSTRUKTUR - ORGANISERING

Den administrative organiseringen i kommunen følger av organisasjonsplan gjeldende fra 

- Assisterende kommunedirektør
Stab/støtte: 
- Økonomi 
- Personal
- Servicekontor
- Næring 

- Helse og omsorg
- Oppvekst
- Teknikk og landbruk

Sektorlederne rapporterer til kommunedirektør og er delegert ansvar for personalet, økonomi, budsjett og fagansvar. 
Kommunedirektørens stab er delt inn slik:
Økonomisjef, personalrådgiver, tjenesteleder servicekontor og næringssjef. 

3. DELEGERT MYNDIGHET TIL TJENESTELEDER SERVICEKONTOR – OG VIDEREDELEGERING TIL FAGLEDER FOR DOKUMENTASJON

Fagleder for dokumentasjon er delegert det operative ansvaret for kommunen sin dokumentasjonsforvaltning jfr. arkivlov med forskrifter. Med hovedansvar om å lede og utvikle arkivtjenesten sin faglige målsetting iht. gjeldende lov og avtaleverk. Rapportere til leder for servicekontoret om kommunens dokumentasjonsforvaltning, og legge frem tiltak som skal forbedre og heve kvalitet, samt effektivisere driften.

Fagleder har fullmakt til, og skal føre tilsyn og kontroll i sammenheng med dokumentasjonsforvaltningen i organisasjonen. I samråd med tjenesteleder servicekontor rapporterer om eventuelle funn eller tiltak til nærmeste administrative leder i kvalitetssystemet Compilo.

Fagleder har rett og plikt til å bli involvert i anskaffelse og avvikling av elektroniske arkiv- og fagsystem som potensielt inneholder arkivverdig dokumentasjon. Dette gjelder også for planlagte omorganiseringer i kommunen, samt inngåelse av interkommunale samarbeid.

Ansvar for kommunens arkivplan, og skal sørge for at den og arkivarbeidet er en del av kommunens internkontroll.
Fagleder for dokumentasjon er delegert følgende ansvar og myndighet:

A. Dokumentasjonsforvaltning
Faglig rådgiver og utvikling iht. arkiv- og fagsystem, gjeldende lov og regelverk.
Faglig ansvarlig for oppgaveutføring og dokumentflyt ved fellestjenester.
Behandle avvik knyttet til faglige problemstillinger ved fellestjenester.
Gi faglig rettledning om arkiv- og dokumentasjonsforvaltning til ansatte i Tydal kommune.
Rett og plikt til å involveres og uttale seg om arkivmessige konsekvenser i planlagte omorganiseringer i kommunen, også inngåelse av interkommunale samarbeid.
Utarbeide nødvendige strategi- og andre virksomhetsplaner for dokumentasjonsforvaltning i kommunen.

B. Rettledning og korrigerende tiltak
Skal føre tilsyn og legge til rette for at dokumentasjonsforvaltningen skjer i samråd med arkivfaglige lover og regelverk. I denne myndigheten ligger ansvaret for at dokumentasjonsforvaltningen i kommunen er i tråd med arkivfaglige lover og forskrifter, samt sette inn tiltak for å sikre at papirbaserte og elektroniske arkiv er forsvarlig oppbevart, sikret og deponert.
Har myndighet til å kreve skriftlige arkivfaglige rutiner, retningslinjer og instrukser, fra andre enheter, og skal fungere som rådgiver i enhetene sitt rutinearbeid relatert til dokumentasjonsforvaltning.
Gi faglig rettledning til enheter og ansatte når det gjelder dokumentasjonsforvaltning. Dette gjelder både papir- og elektronisk arkiv.
Rett og plikt til å rapportere og melde om avvik av dokumentasjonsforvaltningen i kommunen.
Behandle avvik som er av faglig karakter ved fellestjenester, samt dokumentasjonsforvaltningen generelt.

C. Innkjøps- og anbudsprosesser
Rett og plikt til å delta i anskaffelses- og utviklingsprosesser av elektroniske system som potensielt inneholder arkivverdig dokumentasjon (inkl. samhandlingsplattformen, prosjektrom og webhotell). Dette innebærer en rett og plikt til å sette inn tiltak for å sikre at dokumentbevaringen er i tråd med gjeldende lov og regelverk, samt hindre tap av dokumentasjon.
Ansvar for avtalevirksomhet knyttet til dokumentasjonsforvaltningen.
Utarbeide innspill og kostnadsestimat til enhetene sitt budsjett gjeldende for dokumentasjonsforvaltningen i kommunen. Innspill blir rapportert til leder av fellestjenester.

D. Periodisering, uttrekk og deponering
Arkivleder iverksetter periodisering, uttrekk og deponering, og er kontaktperson mot IKA Trøndelag IKS i denne sammenheng og sørger for at periodisering, uttrekk og deponering blir arkivmessig godkjent. 

E. Internkontroll —jfr. forskrift om offentlige arkiv §4
Arkivleder har ansvar for kommunens arkivplan, og skal legge til rette for at arkivplanen blir en del av kommunen sin internkontroll.
Arkivleder har ansvar for at arkivplan er ajourført i forhold til hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert, samt at arkivplan viser hva slags instrukser, retningslinjer, rutiner, regler og planer som gjelder for dokumentasjonsforvaltningen i kommunen. Dette innebærer også en rett og plikt til å innhente rutiner, retningslinjer og instrukser for andre enheter.

Lenke - Rutiner.

Lenke - Lover, forskrifter, reglement og instrukser.

F. Arkivfaglig samarbeid
Være kontaktperson inn mot IKA Trøndelag; Interkommunalt arkiv Trøndelag iks.
Være kontaktperson, samt delta i andre arkivfaglige samarbeid sammen med IT og aktuelle enhetsledere.

4. RAMMER FOR UTØVING AV DELEGERT MYNDIGHET
Sørge for planlegging av virksomheten med rasjonell ressursbruk som siktemål, i samarbeid med leder av fellestjenester.
Arkivleder skal realisere politiske vedtak og ivareta politiske vedtatte målsettinger i tråd med fellestjenesters sitt budsjett.
Arkivleder har ansvar for å sikre tilstrekkelig kvalitet i dokumentasjonsforvaltningen i kommunen, og skal sørge for at det foreligger tilstrekkelige og helhetlige rutiner, instrukser og retningslinjer for planlegging av utøving og kontroll av dokumentasjonsforvaltningen. I sammenheng med dette skal enhetslederne ved de ulike enhetene sørge for at det blir etablert gode arkivfaglige rutiner, instrukser og retningslinjer for sine enheter, samt at lovpålagt internkontroll blir fulgt opp.
Arkivleder plikter å rapportere til leder av fellestjenester om utøving av delegerte myndighet. Viktige saker skal rapporteres skriftlig. Uforutsette forhold med alvorlige konsekvenser skal rapporteres straks.

5. VIDEREDELEGERING
Arkivleder kan, i samråd med leder av fellestjenester, delegere videre myndighet så langt dette er fornuftig og forsvarlig.
Vedtak om videredelegering skal være skriftlig og godkjent av leder av fellestjenester. Som hovedregel skal gjeldende delegeringsreglement tilpasses og brukes i videredelegeringen. Føringer for utøving av myndighet skal uansett gjelde i all videredelegering.

6. EVALUERING AV DELEGERT MYNDIGHET
Delegeringsfullmakten skal evalueres av leder av fellestjenester og arkivleder innen første året etter valgåret.
Ved videredelegering skal leder av fellestjenester sørge for at videredelegering blir evaluert med samme tidsintervall.

7. ENDRING AV DELEGERT MYNDIGHET

Delegeringen kan til en hver tid endres eller trekkes tilbake. Presisering av delegeringen blir gjort ved behov.

8. VIRKNINGSTIDSPUNKT
Denne delegeringsfullmakten gjelder med virkning fra dato den blir undertegnet og frem til delegering ved nytt skriv/vedtak blir endret eller trekt tilbake.

Tydal kommune, dato

                                               
Kommunedirektør                                       leder servicekontor

Dokumentet er elektronisk og er derfor uten signatur