Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven Kap 2 - § 4 er å regne som saksdokument for organet.

En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom "fysisk arkiv" og dokumentene som inngår i et saksnummer i det elektroniske sak-/arkivsystemet.

Saksbehandler skal derfor:

• Kontrollere etter inngående journalføring at mottatt dokument har riktig saksbehandler, saksnummer, klassifisering og skjerming i hht. lov. Dette gjelder e-post, digitale forsendelser, SMS og henvendelser via sosiale medier. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført.
• Påse at overskriften på alle dokumenter er dekkende og at dokumentet kun omhandler samme emne.
• Offentlighetsvurdere mottatte dokumenter, og påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel og kontrollere om tekst skal skjermes.
• Har ansvaret for at personlig adressert brev, e-post som kommer direkte til saksbehandler og som er arkivverdig blir journalført av arkivet.
• Det kan inngås skriftlig avtale om at personlig post åpnes av arkivtjenesten.
• Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. restanse og forfallskontroll
• Saksbehandler skal registrere og ferdigstille alle egne utgående brev og interne notater- dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen.
• Saksbehandler har selv ansvaret for ekspedering av utgående brev som fortrinnsvis sendes med SvarUt.
• Gi beskjed til enhetsleder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.
• Opprette saksframlegg til politiske utvalg og sette saken klar til behandling. Lenke til Reglement for folkevalgte organ
• Saksbehandler har, der det finnes fysisk arkiv, ansvaret for at arkivmappen er komplet og ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m før avslutning av papirarkiv.
• Saksbehandler kan ikke låne fysisk arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert av arkivet.
• Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles ved fravær over lengre tid. 

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.